Электронная первичка: как подтвердить расходы, что делать с УПД и сколько хранить документы ^New

Какие форматы и документы действуют с 2026 года

С 1 января 2026 года утратили силу форматы электронной товарной накладной (ТОРГ‑12) и акта выполненных работ (оказанных услуг), утверждённые приказами ФНС № ММВ‑7‑10/551@ и № ММВ‑7‑10/552@. В связи с этим налогоплательщики не могут обмениваться через операторов ЭДО документами, составленными по старым форматам.

Единственным официально признанным электронным документом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг стал универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03 (утверждён приказом ФНС № ЕД‑7‑26/970@). УПД выполняет двойную функцию: заменяет собой и счёт‑фактуру (для вычета НДС), и первичный учётный документ.

Однако УПД — не единственный легальный вариант. После 1 января 2026 года сохраняется возможность:
- создавать первичные документы в виде "неформализованных электронных документов" (например, в PDF);
- продолжать использовать "бумажные формы" ТОРГ‑12 и актов — отмена приказов на них не распространяется.

Для неформализованных документов действует простое правило: при наличии всех обязательных реквизитов (наименование документа, дата, стороны, содержание операции, натуральные и денежные измерители, должности и подписи ответственных лиц) и электронной подписи они признаются первичными учётными документами в соответствии с законодательством.


Какие электронные подписи использовать

Для юридически значимого документооборота с контрагентами и налоговыми органами чаще всего требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Наряду с ней закон выделяет простую ЭП (ПЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП).

Особое внимание — "машиночитаемым доверенностям (МЧД)". Это доверенности в структурированном формате, снабжённые метаданными и электронной подписью, которые информационные системы могут распознавать без ручного ввода. МЧД используется, когда документы подписываются должностными лицами, не являющимися единоличным исполнительным органом организации.
 

«Обратная весточка» от контрагента: квитанция о получении

При обмене через операторов ЭДО контрагент обязан подтвердить получение электронного документа. Технически это происходит автоматически: система генерирует квитанцию о получении (извещение). Для юридической значимости такая квитанция подтверждает, что документ доставлен и получен.

Налоговые риски при работе с неформализованными форматами (например, PDF) отсутствуют — применение формализованных форматов не является обязательным условием признания расходов по первичному документу для целей налогообложения. Однако есть важное ограничение: если ФНС истребует документы в рамках проверки, неформализованный документ нельзя будет представить в электронном виде — придётся распечатать и заверить копию.


Как подтвердить расходы и вычеты без риска потерь

Конкретный перечень документов, которые подтверждают произведённые расходы, Налоговый кодекс не содержит — ограничений в вопросе документального подтверждения расходов нет. Первичный учётный документ в виде электронного документа должен соответствовать:
- требованиям бухгалтерского законодательства (ст. 9 Закона № 402‑ФЗ);
- законодательству, регулирующему порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью (Закон № 63‑ФЗ).

Оформление договорных отношений должно соответствовать нормам Гражданского кодекса.

"Что делать, если электронный документ утерян или отсутствует." По мнению контролирующих органов, не рекомендуется заявлять вычет при отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов (чеков ККМ, квитанций, выписок с расчётного счёта). Если расходы произведены (оплачены) в налоговом периоде, но подтверждающие документы поступили позже, переносить их в состав вычетов только из‑за отсутствия документов в предыдущем периоде нельзя.


Хранение электронных первичных документов

Сроки хранения электронных документов устанавливаются в том же порядке, что и для бумажных носителей. Минимальные требования:
- 5 лет после отчётного года — для первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской (финансовой) отчётности (ст. 29 Закона № 402‑ФЗ);
- 4 года — для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, включая подтверждающие доходы и расходы (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

На практике бухгалтерии часто применяют единый срок в "6 лет" для всех документов, чтобы избежать путаницы с разными сроками хранения. Также обязательно хранить средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, не менее 5 лет.


Аспекты ведения хозяйственной деятельности в условиях ЭДО

При переходе на электронный документооборот важно учесть несколько практических моментов.

"Учётная политика." Необходимо закрепить правила работы с электронной первичкой: какие виды ЭП используются, порядок обмена документами с контрагентами, ответственных за подписание.

"Договоры с контрагентами." Если в договоре прямо прописана обязанность выставлять формализованные акты по отменённому приказу ФНС, требуется внести изменения в договор. В остальных случаях переход на УПД не требует дополнительных соглашений — ФНС подтвердила, что УПД содержит все обязательные реквизиты и счёта‑фактуры, и первичного документа.

"Недопустимость дублирования." По одной операции нельзя выставлять одновременно и раздельный комплект (акт + счёт‑фактура), и УПД — это будет ошибкой учёта.

"Риски при запросах ФНС." Если документ составлен в неформализованном формате, по требованию налоговой его нужно распечатать, заверить и направить на бумаге или скан‑образом.

"Обязанность перехода на УПД для маркированных товаров." Компании, работающие с маркируемыми товарами в системе «Честный знак», обязаны обмениваться УПД исключительно через операторов ЭДО.

 

Как выбрать оператора ЭДО: реестр ФНС, крупнейшие игроки и роуминг

Для юридически значимого обмена электронными документами бизнесу необходим оператор электронного документооборота — компания, которая обеспечивает передачу и хранение документов между контрагентами и госорганами.

Актуальный перечень надёжных операторов можно найти на официальной промостранице ФНС России «Выбор оператора электронного документооборота». Сервис позволяет фильтровать компании по критериям (например, поддержка роуминга или международного ЭДО), сортировать список и переходить к детальным карточкам с контактами и ссылками на пробные версии.  Для большинства бизнес-задач достаточно услуг из «большой пятёрки» — крупнейших операторов, которые делят основную долю рынка.

© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2026